プロジェクトマネジメント初心者完全ガイド|地域貢献・プチ起業
こんにちは！森山です。
近年、社会課題の解決やビジネスの世界で
「プロジェクトマネジメント」
という言葉をよく耳にするようになりました。
しかし、
- 具体的に何をするのか
- なぜ重要なのか
これらについて、詳しく理解している人は意外と少ないのではないでしょうか。
この記事では、プロジェクトマネジメントの基礎から重要性まで、わかりやすく解説していきます。
Contents
プロジェクトマネジメントの基本概念
プロジェクトマネジメントとは、簡単に言えば
「特定の目標を達成するために、必要な作業を計画し、実行し、管理する一連の活動」
のことです。
例えば、地域のイベントやまちづくり活動の展開、コミュニティ形成や活性化など。
ビジネスにおいては新商品の開発や、社内システムの導入、イベントの企画運営なども、すべてプロジェクトとして捉えることができます。
プロジェクトの3つの特徴
そもそもプロジェクトとは何なのか？
基本的には「目標」と「期限」が設定された営みと考えていただければOKです。
特徴を３つ挙げるとすれば、
- 期間が決まっている：プロジェクトには必ず開始日と終了日があります
- 独自の成果物がある：新商品や新システムなど、具体的な成果を生み出します
- 一時的な体制：通常の業務体制とは別に、プロジェクト用のチームが組まれます
と整理することができます。
マネジメント（管理）が重要
期限内に目標を達成しようと思った時、重要なのは「マネジメント（管理）」です。
課題整理や情報収集、モチベーション管理や進捗管理などができているからこそ、遅滞なく失敗可能性も下げつつ目標を達成に導くことができます。
一方で、「目標を立てたけど全然進まない」「頑張っているけど全然うまくいかない」「何が原因でプロジェクトが失敗したかもわからない」ということがよく起こります。
それは「管理する」ということにまだまだ伸び代がある可能性がありますね！
プロジェクトマネジメントは重要!背景要因を深掘り
社会情勢やビジネス環境が急速に変化する現代において、プロジェクトマネジメントの重要性は増す一方です。
その理由として、以下の3つが挙げられます：
①効率的なリソース活用
ビジネス活動で事業を起こすにも、地域課題解決型のプロジェクトに取り組むにも、常にリソースは限られています。
人員、時間、予算などの限られたリソースを最大限に活用するためには、適切な管理が必要です。
プロジェクトマネジメントは、これらのリソースを効率的に配分し、無駄を最小限に抑える手法を提供します。
②リスク管理の徹底
どんなプロジェクトにもリスクはつきものです。
プロジェクトマネジメントの手法を用いることで、潜在的なリスクを事前に特定し、対策を講じることができます。
③成果の質の向上
体系的な管理手法を用いることで、プロジェクトの成果物の質を一定以上に保つことができます。
また、途中経過を可視化することで、必要な修正を適切なタイミングで行うことも可能になります。
プロジェクトマネジメントの5つのプロセス
プロジェクトを進めていこうと思うと、以下の5つのプロセスで構成されています：
①立ち上げ（初期化）
プロジェクトの目的を定義し、実施の承認を得る段階です。
ここでは、プロジェクトの概要や期待される成果を明確にします。
②計画
具体的な実行計画を立てる段階です。
スケジュール、必要なリソース、予算、リスク対策などを詳細に検討します。
③実行
計画に基づいて実際の作業を進める段階です。
チームメンバーの管理や、関係者との調整が重要になります。
④モニタリング・コントロール
プロジェクトの進捗を監視し、必要に応じて軌道修正を行う段階です。
定期的な進捗会議の開催などが含まれます。
⑤終結
プロジェクトを正式に終了する段階です。
成果物の引き渡しや、振り返りを行います。
プロジェクトマネジメントで使える基本的なツール
初心者でも活用できる基本的なツールはいくつかあります。
有名どころでいうとガントチャートですね。
ガントチャートをプロジェクトマネジメントで活用
ガントチャートは作業のスケジュールや進捗を視覚的に表現するツールで、プロジェクト管理にはもってこいです。
初心者でも活用しやすく、ぜひ具体的な方法を学びとって実践してみてください。
Notionを活用したプロジェクトマネジメント
ガントチャートを始めとして、プロジェクトマネジメントを進めるデジタルツールはたくさんあります。
そんな中で私のオススメはNotionです。
Notionの強みは、情報の一元化ができることです。
プロジェクトマネジメントに必須のガントチャート作成はもちろん、リサーチ情報を整理したり、コンテンツカレンダーを作成するなど、その活用方法は無限大です。
会員サイト内での個別相談では、このあたりのデジタルツールの効果的な使用方法なども解説しています。
プロジェクトマネジメントを始める人へのアドバイス
プロジェクトマネジメントを始めるにあたって、いくつか注意すべき点がありますので、挙げておきますね。
- 小さく始める
- 最初から大規模なプロジェクトを手がけるのは避け、小規模なものから経験を積みましょう。そうすることで、失敗を避けたり軌道修正がしやすくなります。
- コミュニケーションを重視
- ひとり起業や個人プロジェクトでもマネジメントは重要です。ただ、チームでプロジェクトを進める場合は、チームメンバーや関係者との密なコミュニケーションが大切になることは忘れないようにしてください。
- 記録を残す
- 進捗状況や決定事項は必ず文書化しましょう。うまくいかなかったことも含めて、自分（達）がどのような計画のもと、何を実践し、どういう結果が出て、次に何をするのか？そもそも、ゴールはどのようなものに設定して、目下の目標は何か？そのようなことは言葉にしてまとめておきましょう。
- 柔軟性を持つ
- プロジェクトはそもそも計画通りに進まないことも多いということを知っておかなければなりません。特に、得られる成果が大きいものについては、不確実性が高い中で適切な状況判断と迅速な決断が必要になります。そして、状況に応じて柔軟に対応できる思考を持ち、常に変化への備えをしておくことが大事ですね。
まとめ|プロジェクトマネジメントで成長と成果を両立！
プロジェクトマネジメントは、一朝一夕に習得できるものではありません。
しかし、基本的な考え方を理解し、実践を重ねることで、確実にスキルを向上させることができます。
この記事で紹介した基礎知識を出発点として、自身の状況に合わせて少しずつ取り入れていっていただければと思います。
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