無駄な会議ゼロ!社会福祉士の５つの目的設定術と効果的な進行法
今回は
無駄な会議をなくすための目的設定術
についてお届けします。
今回の内容は
もう会議がしんどい！ほんと無駄でしかない。
準備するのも大変…。どうせ会議をするなら有意義なものにしたい…。
でもどうしたら？
そんな疑問にお答えしていきます。
また、
- 無駄な会議になってしまう根本的原因
- 会議が紛糾することなく円滑に進める秘訣
- 会議の満足度を高め組織全体が活性化するポイント
このような内容について深掘りをして解説していきますので、ぜひ最後までチェックしていただければと思います。
Contents
無駄な会議ゼロ!５つの目的設定術
会議はその
運営や準備に労力が割かれる
のはもちろんのこと、参加者の時間を拘束するものでもあります。
だからこそ、内容を充実したものにしたいですよね？
ただ、私が参加してきたこれまでの会議には、「目的」を完全に見失っているまま進行されていくケースがたくさんあったんです。
目的が失われると何がマズいか？
目的が失われると、
会議自体が機能しなくなり、せっかく準備した時間も手間も水の泡になってしまう可能性
があります。
どういうことかというと、「何のために集まったのか」「どういう意見が求められているのか」「どんな立場で発言すべきか」ということが整理されていないまま、「何となく話し合いましょう」ということをしているとまとまりがつかなくなるからです。
参加する意味を実感できない会議は時間の無駄
意見が真っ向から対立し、収拾がつかなくなったり、参加した方が
「もうこんな会議嫌だな」
という感覚を抱き、そのような状態が続き修正できないと、会議体自体の存在意義が失われてしまうことになりかねません。
そこで、
「何のための会議か？」という目的を共有し、それぞれの立場や役割を明らかにしてから、会議を進行することが大事なんですね。
会議を５つの目的別に整理
では、会議の目的を整理しようと思った時に、おおまかにどんな目的に大別できるのかということについて、５つの例に整理してみましたので、ぜひ参考にしてみてください。
①報告や連絡を目的とした会議
まずは
報告や連絡を目的とした会議
です。
すでに実施されたことや、決定されたことをメンバーに報告し、情報共有することを目的とします。
これらは「メール」「情報共有ツール」などで非同期型でも済ませることができますが、あえて会議を開催することで認識のずれを防ぐこともできます。
この辺りは、メンバー同士の関係性や都合によって調整することが大事ですね。
ポイントは、進行もスムーズにするために事前に資料等を共有しておくことと、報告事項等に不明点があれば質問を受け付け、必要に応じてより深い情報を共有することです。
②意思決定を目的とした会議
次に
「意思決定」を目的とした会議
です。
自分たちが抱えている問題に対して、どのような課題設定をして、どのような順番で誰を中心に取り組むのか？
このように、一つ一つの議題に対して議案をもとに意見交換をして、会議後にやるべきことを決定していきます。
このような会議が円滑に行われ、議事録としてまとめられていることで、メンバーが組織全体の動きを確認しながら、活動を進めることができます。
ポイントは、事前準備と進行、事後の情報整理と共有などを徹底し、会議に参加したメンバーが自発的に意見を発する環境を整え、全員がしっかり耳を傾ける環境を整えることですね！
③教育を目的とした会議
次に、
「教育」を目的とした会議
もあります。
経験豊富な方や有識者が、部下や未経験者に情報提供し、知識習得やスキルアップしてもらうことを目的とした会議です。
具体的な事例をもとに意見を交わす中で、より良い実践を展開するための機会とすることもあります。
単にマニュアルや文面を伝えるだけでは伝わりにくいニュアンスなどを具体的に伝えることができるだけでなく、場を共有しての情報提供と質疑応答などは理解度や定着度も高い傾向にあります。
ここでもポイントは事前の準備と環境設定です。
部下や未経験者が分かりやすいマニュアルを事前に作成し、読むだけでもある程度は理解してもらえる状況にしておくほうがよいでしょう。
④アイデア出しを目的とした会議
ブレインストーミングと言われるような
アイデア出しを目的とした会議
もあります。
これから取り組むべきことについて、参加者全員で発展的にアイデアを出し合い、1人のアイデアでは浮かびにくい発想を解き放てる効果があります。
ポイントは「出てくるアイデアの量を大切にする」ということや「否定しない」というようなルール設定をして共有することです。
⑤それぞれの目的を複合的に合わせた会議
１つの会議内で
複数の目的を兼ね備えた会議
もあります。
例えば、議題が５つあった場合、１・２は情報共有で、３・４・５は意思決定を目的とした会議というような形態です。
ここでポイントとなるのは、目的をしっかり全員で共有することです。
事務局など会議の進行を担う方は、ぜひこの辺りを意識してみてください。
無駄な会議ゼロ!社会福祉士の５つの目的設定術と効果的な進行法 まとめ
今回見てきたように、会議には種類があり、目的を理解して共有した上で意見を交わし合う必要があります。
また、「ポイント」でお伝えしてきたように、準備が会議の質を左右すると言える側面もあり、事務局などは大変かと思うのですが、参加メンバーの想いを形にするためにも、今回の内容を参考にしていただければと思います。
こちらの動画解説も参考にして見てください。
それでは今回お伝えする内容はここまでとなります
最後まで読み進めてくださりありがとうございました。
