無駄な会議を3つの工夫で有意義に!社会福祉士の実践〜地域・組織〜

今回は

会議を有意義なものにする工夫

についてお届けします。

このブログでは、コーチングやソーシャルワークについて、働き方や必要なリソース獲得の方法・お金の稼ぎ方・相談や教育事業の起こし方などについても情報提供しています。(ツイッターはこちら)・(YouTubeはこちら

今回の内容を押さえていただくことで、

せっかく会議をするからには、いろんな意見が建設的に交わされるような有意義なものにしたい

という想いを形にすることができます。

また

  • 会議の進行に自信がなくどうしたらいいかわからない状態でも、今すぐできる工夫が見つかる
  • 会議がうまくいかない根本的な理由を紐解き、組織やチームの人間関係ストレスをなくすことができる
  • 会議の構成員全員が能動的・積極的に意見を交わし、それぞれが尊重され豊かな場が生まれる

このような状態が手に入りますので、ぜひ最後までチェックしていただければと思います。

有意義な会議をするための3つの工夫

では早速、

会議を有意義なものにするための工夫を3つ

ご紹介していきますね。

目的を果たすことを優先し柔軟性を持たせる

1つ目は、

目的を果たすことを優先し、形式や時間、方法論などに縛られないこと

が大事だと私は考えています。

というのも、これまでの会議の進め方やスタイルが「当たり前」のものとなっていた場合に、それを変更する意識を持てなくなっているケースが多いように実践の中で感じるからです。

会議をする時に意識すべき大事なことは、

  • 会議は何のためにするのか
  • 何を目指すのか

ということです。

それらを明らかにして共有し、その通り実行することを、会議がマンネリ化することで忘れ去られてしまうことがあります。

また、多くの人が集う会議ですので、それぞれの負担を下げる中で会議を有意義なものにしていきたいですよね?

そのためには、「定例会議」は定例で行う必要があるのかどうかや、「1時間の予定」でも、早く終わればダラダラと進める必要はないことなどについても、工夫と検討の余地がありそうです。

そのような意味で、司会や進行も新たな方法を取り入れて改善を重ねるなどすれば、より良い会議運営ができますよ!

(関連記事はこちら:無駄な会議ゼロ!社会福祉士の5つの目的設定術と効果的な進行法

議題を事前に共有し確認をすること

次に、

議題は会議の前に共有しておき、会議の再確認をして、追加の議題がないかを確認するなど、「今日は何を話し合うのか」「何を決めるのか」ということを明らかにする

ということが大事です。

もちろん、限られた時間内で会議を終わらせることも大事ですし、会議の構成員が「会議の目的」「組織内での立場」「求められている役割」などを理解・把握しているのは大前提です。

そのような土台が固められているからこそ、「多様な意見」が交わされ、「目的を果たすために必要な意思決定」ができるんです。

会議に参加するメンバーにはそれまでに資料なども共有しておくことで、会議の生産性は大きく変わります。

実際に集まって話す時間も短縮することができます。

さらに、不明点については事前に質問を用意したり、個別に確認作業をしておくことで会議の効率を高めることができます。

また、会議で決定すべきことと、会議以外での意思決定に委ねていいものの範囲を明確にすることも大事だと考えています。

権限や責任を委譲して、現場レベルでの判断に任せて報告をあげてもらうことで、会議で話し合うべき内容を絞り決めるべき内容について集中的に議論することもできますからね!

メンバー選定と役割の明確化

会議を開催する際に、

「誰を会議の構成メンバーとするのか」

ということも重要です。

メンバー選定については組織の構成によるでしょうし、話し合うテーマにもよる部分も大きいです。

メンバー間に温度差や情報量に開きがあれば円滑な話し合いを進めるのは難しいという側面もあります。

また人数についても、たくさんいれば一人当たりの発言を受け止めることが難しくなったり、メンバーのコミットメントが薄れてしまうことにもつながりかねません。

その際、ファシリテーターが個々の意見を上手に引き出す工夫を重ねたり、ホワイトボードを活用するなどして会議の目的を果たせるような状況を作り出すことが大事です。

ただファシリテーターが工夫を重ねても、会議の構成員が能動的にその会議に参加し、目的を果たすことについて積極的な意思があることが前提で、イヤイヤ会議に参加している人がいると全体の雰囲気にも影響を与えてしまいます。

有意義な会議を支える大前提として共通目的と貢献意欲

ここまで、

会議を有意義なものにするための3つの工夫

についてみてきました。

ただ、この工夫の土台となることがあります。

それは、「そもそも私たちの組織・チームは何のために存在するのか」ということです。

地域活動や組織運営で直面したそもそも論

私はソーシャルワーカーとしてまちづくり活動や組織運営を担ってくる中で、「私たちは何のために集まって話し合うのか」「そもそもこの組織が存在する意味は何か」ということを、根本から問わないといけないことも多いと感じることがあります。

一人一人が想いを持ち、メンバー間で組織の目的を共有し、貢献する意欲があり、その上でのコミュニケーションの場として「会議」があると考えると、会議の工夫の仕方だけ考えても無駄だということがわかります。

存在意義→目標→具体的な内容

私たちが何のために存在し、何を目指すのかを共有しているからこそ、その組織内で「これが問題になっているのではないか」「解決すべき課題はこれだと思う」という意見が出てきます。

そして、「今年度の事業ではここを目指そう」という目標を設定することができて、「そのためには誰が担当し、誰がフォローするか」というようなことが明確になります。

問題が生じた時に共有できフォローし合える関係

もし仮に、みんなで協力して物事を進めていた時に、問題が生じたらどうすべきでしょうか?

その問題を「隠したり誤魔化したり揉み消したりする」のか、「共有して助けを求める」のか?

これが、組織そのものの在り方を決定づけるという側面もあるのではないかと私の実践経験の中からは思うんですね。

機能してる組織と壊滅的な組織

もし生じた問題を共有した際に、1人の責任に押し付けることなく、組織全体でフォロー・カバーしあい、組織としてどのような対処を考えて、もう一度目標達成に向けてどうすべきかを検討する組織は、非常に健全で結束力が増し、生産性が高い状態を生み次々と目標を達成していけるはずです。

逆に、「問題を共有したら責められるのが不安で報告を怠り隠蔽工作を図ることが常態化している組織」「常に怒号が飛び合い責任の押し付け合いが当たり前で誰も積極的に発言しなくなった会議」などは人が離れ求心力を失い、壊滅的な状況になっていくことが予想されますね。

ソーシャルワーカーとして感じる構成員のWell-being

また、社会福祉士・ソーシャルワーカーとして

会議の場を有意義で豊かなものにするためには、構成員のWell-being(幸せで満たされた状態)を整えることが大事

だと考えています。

その場にいることの意義を実感し、周りからも承認され、意見が受け止められ、多様な意見が尊重され、育まれている関係性がある…。

もちろん、組織やチームによっては厳しい局面を迎えることもありますが、その中でも協力しながら全体として目指すべき方向性を理解し「私たちならできる!」という確信のもと積極的なアクションを展開できる状態

失敗しても支え合い、うまくいく時は高め合えるような関係こそ、私は組織・チームが機能している状態だと思っています。

つまり、個々の構成員が満たされている状態で、想いを共有しながらビジョンを描き、その実現こそが構成員個々の幸せでもある状態を整えられるかどうか。

ここに、組織運営そのものや、会議の質を高めることが詰まっているのかもしれませんね。

有意義な会議にするために社会福祉士が実践している工夫3選まとめ

ここまで、会議を有意義なものにするための工夫3選として、

  • 目的を果たすことを優先し柔軟性を持たせる
  • 議題を事前に共有し確認をすること
  • メンバー選定と役割の明確化

このような内容についてお伝えしました。

また、会議を有意義なものにするための大前提として組織そのものの在り方を見つめ直し、構成員一人一人の意識を高めることの重要性についてもお伝えしました。

最後にソーシャルワーカーとしての実践経験から、Well-beingな状態を整えることについてお伝えする中で、一人一人の力が最大限発揮され、その場が最高に豊かな状態を作ることについてもお伝えしてきました。

私は今回お伝えしたような「会議」のみならず、

人が存在する「場」において豊かな関係性を育み、一人ひとりが尊重されてその可能性が解き放たれるようになるにはどうしたらいいのかということをずっと考えながら実践

をしてきています。

もちろん、一筋縄ではいかないことも多いですが、考え、学び、行動することそのものが大事だと考えていますし、その姿勢をもちながら行動することが、少しずつ共感の輪となり広がり、未来を担う子どもたちに何かを残すことにつながれば嬉しく思います。

こちらの動画解説も参考にして見てください。

それでは今回お伝えする内容はここまでとなります

最後まで読み進めてくださりありがとうございました。

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