社会福祉士が実践!最強会議進行の2つの心構え→TTK＆シンプル発言
こんにちは！森山です。
今回は「最強！会議進行の心構え」についてお伝えします。
今回の内容を押さえていただくことで
- 短い時間内でしっかり意見交換がされて深い納得のもと意思決定がなされる状況を生み出せる
- 今までの半分以下の時間で会議を終わらせ、場が荒れることもなくファシリテーションも楽になる
このような状態を生み出すことができます。
私はこれまでに数え切れないほどの会議に出席をしてきましたし、進行を担当することも多いです。
振り返ると、「素晴らしい進行だった」と感じることもあれば「時間の無駄だった」と感じることもありました。
そんな経験から会議を上手に進行させるための心構えを２つシェアしていきます。
ぜひ最後までチェックしてみてくださいね！
Contents
会議の本来の目的を見失っていませんか？
ではまず「会議って何のためにするの？」という話から確認していきましょう！
会議って何のためにするの？
会議と一言で言っても、いろんな目的や形態が考えられます。
ただ多くの会議において、私たちが目指すべきものは「情報共有」や「合意形成」ですよね？
しかし、これらがうまく機能していない会議や組織は多いです。
特に
- 「発言者の話を聞かない」
- 「司会者の質問とは別のことを答える」
- 「ひとりがダラダラと話す」
という問題が散見されます。
会議が単なる雑談の場と化し、肝心の議題が深堀りされないまま時間が過ぎていく…
こんな経験はないでしょうか？
TTK（徹底的に聞く）とシンプル発言がコツ
そこで、会議の質を高めるためには、「徹底的に聞くこと」（TTK）と、「シンプルに発言する」ということが基本でありながらめっちゃ大事なんです！
これからその理由を掘り下げ、効率的かつ効果的な会議を実現するためのポイントをお伝えします。
会議の場で何が求められているのかを理解する
ではここから、会議の場に参加したあなたに何が求められているのかということを確認しながら、情報共有をしていきたいと思います。
「合意形成」と「情報共有」が会議の中心
会議の本来の目的は、メンバー同士が情報を共有し、各々の意見や視点を集約して、チームとして最適な決断や方向性を見出すことにあります。
「合意形成」ができれば、チームとしての一貫性を持った行動が可能になります。
また、「情報共有」によって、メンバー全員が共通の理解を持てるため、チーム全体の力が発揮しやすくなるわけですね！
目的を理解せず話すことが会議の質を低下させる
一方で、
- 会議の目的を理解しない
- 自分の言いたいことだけを話す
- 他者の意見を遮る
このような行為は、会議全体の質を大きく低下させてしまいます。
会議に集まるメンバー一人ひとりが「この場は何のためにあるのか？」という目的意識を持っていない場合、議論が空回りし、本来の意義が失われてしまう…。
実際、多くの会議でこのような状況を目の当たりにしてきました。
会議において「徹底的に話を聞く」ことの重要性
そこで重要になってくるのがTTK（徹底的に聞く）です。
なぜTTKが大事なのか？
それを今から解説していきますね！
相手の発言を理解することで初めて建設的な意見が出る
会議で「聞く」ことの重要性は、他者の意見をしっかり理解することにあります。
相手が何を考え、どのような視点から意見を述べているのか？
このようなことをを理解することで、自分の発言にも深みが生まれます。
他者の意見を補完したり互いの理解を深めたりする
時に、相手の意見を補完する意見を出せるかもしれません
また、反対意見を述べる際も、相手の意見や思いをしっかり受け止めてから述べることで、互いの理解を深めることもできるんです。
逆に徹底的に聞くことを怠って、下手に反対意見を述べると、論点がずれてしまったり機嫌を損ねてしまったり、収拾がつかなくなってしまう可能性すらあります。
「聞く力」は会議の場の空気を整える
会議の場では、互いの発言を尊重しながら進めることが基本です。
「徹底的に話を聞く」という姿勢を持つことは、相手に対するリスペクトの表れでもあり、周囲との信頼関係が深まります。
もし、発言者が話し終わらないうちに自分の意見を遮ってしまうと、発言者は気持ちよく話せず、結果として場の雰囲気がギクシャクしてしまうのは当然ですね？
目的に向かって情報を整理するための「聞く力」
会議では、議題に対する情報を多角的に集め、最終的に合意を形成して結論に導く必要があります。
そのためにも全ての会議参加者が「聞く力」を持っていることが重要です。
発言内容の全体像をつかむ、あるいは論点の整理をしながら話を聞くことで、会議を本来の目的である「合意形成」「情報共有」に近づけることができるわけですね。
「シンプルに発言する」ことの効用
ここまでTTKの重要性についてお伝えしましたが、もう一つ重要なのが「シンプル発言」です。
簡潔な発言が会議をスムーズに進行させる
「シンプルに発言する」ということは、自分の意見を短く、わかりやすくまとめるということです。
長々とした発言や冗長な説明は、参加者にとって理解しづらく、会議のテンポを乱してしまいます。
自分の意見を簡潔にまとめる力を養うことが、会議の円滑な進行に寄与します。
相手に伝わりやすく、誤解を防ぐ
シンプルでわかりやすい発言を心がけることは、相手に正確に情報を伝える上で重要です。
伝えたい内容が明確であればあるほど、参加者の誤解も少なくなり、会議全体が効率的に進みます。
特に議題が複雑な場合や、メンバーの人数が多い場合ほど、発言はシンプルであることが求められます。
実践のためのポイント:徹底的に聞く＆シンプルに伝える
では、具体的にどのようにすれば「徹底的に聞く」「シンプルに発言する」を実践できるのか？
いくつかのポイントを見ていきましょう。
ポイント1：聞く際は要点をメモし全体を把握する
話を聞く際に、内容をしっかりと理解するためには要点をメモしましょう。
そして、発言の全体像を把握するよう心がけるのも大事ですね！
これにより、会議中の議論をしっかり把握でき、自分が発言する際の指針にもなります。
ポイント2：自分の役割を理解し場に応じた発言を心がける
会議の場では、自分の立場や役割を意識し、発言する内容にメリハリをつけることが大切です。
例えば、自分の担当範囲外の内容についても口を挟むのではなく、発言が会議の目的に沿ったものかどうかを確認してから発言するようにしましょう。
ポイント3：発言を要点にまとめて簡潔に伝える
発言する際には、事前に要点を絞り、内容を簡潔にまとめましょう。
例えば、「〜〜です」「なぜかというと〜〜だからです」という風に、先に言い切ってしまい、そして、その後に理由を付け加えることで相手に要点が伝わりやすくなります。
ポイント4：意見を述べる前に一度相手の話を確認する
尋ねられていることや他の方の意見が曖昧にしか理解できていないまま、話し合いを進めてしまうのは危険です。
そこで、自分の意見を述べる前に、発言の確認として「今おっしゃっていたのは〜ということですか？」と問いかけることは大事です！
相手の意図をしっかり理解し、自分の発言が的確なものになります。
また、この確認のプロセスを挟むことで、相手も「自分の意見が聞かれている」と安心できます。
会議参加者としての姿勢が「合意形成」を助ける
このようにTTKにしてもシンプル発言にしても、「頭では理解しているけどすぐにできるようにならない」ということもあるかもしれません。
もちろん、私もそうでしたし、今でも気を緩めるとすぐにミスを犯してしまいます。
だからこそ、自覚を持って会議に参加し、まずは姿勢から正そうとすることが大事なのではないかといつも気を引き締めています。
このように、メンバー個々が「会議参加者としての姿勢」を意識することが、会議で「合意形成」を円滑に進める上で欠かせない要素です。
参加者全員が「聞く力」を持ち、それぞれがシンプルで的確な意見を持ち寄ることで、議題の進行がスムーズになり、最終的な合意形成にも至りやすくなります。
自分の意見を押し付けるのではなく、他者の意見を尊重し、会議の進行に従って柔軟に対応することが重要です。
まとめ：会議を活性化させるために
ここまでお伝えしてきたように、「徹底的に話を聞き、シンプルに発言する」という基本姿勢が身につけば、会議は単なる話し合いの場ではなく、確かな成果を出す場へと変わっていきます。
参加者それぞれが「合意形成」「情報共有」の目的を意識し、他者の意見に真摯に耳を傾け、シンプルに自分の意見を伝えることで、会議の質は飛躍的に向上します。
会議をより建設的な場とするために、まずは「聞く力」を養い、的確な発言を心がけることから始めてみましょう。それが、組織全体の生産性向上にもつながる一歩です。
参考となる記事はこちら
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