仕事のスピードと精度を爆上げ！ひとり起業で学んだプロジェクト思考
こんにちは！森山です。
社会福祉士やひとり起業家、地域で活動するソーシャルワーカーなどにとって、次々と舞い込む仕事の数々を効率的に処理していくのは大きな課題ですよね？
私もこれまで「膨大な仕事に押しつぶされそうになったこと」「ストレスが蓄積して朝起きるのが辛い日々」などを経験してきましたが、「プロジェクト思考」を身につけてからはそんな状態になることは無くなりました。
プロジェクト思考で進めると、業務負担を軽減しながら、精度を保ちつつスピーディに進められるようになります。
この記事では、仕事を「プロジェクト」として捉えることで、効率的かつ的確にタスクをこなすためのヒントを簡単にご紹介します！
Contents
プロジェクト進行でよくある5つの問題と対策
プロジェクトとして仕事を進めるときに、以下のような「問題」にぶつかることが多いです。
それぞれの解決策も併せてざっと見てみましょう。
時間管理の難しさ
締め切りがあるのに優先順位がつけにくく、忙しさで追われるうちに期日が近づいてしまうことはよくありませんか？
対策としては、タスクの優先順位を整理することが基本です！
「今何をするべきか」を決めましょう。
時間をブロックごとに区切り、目標に専念できる状況を整えると効率アップしますよ！
リソース不足
私たちが使えるリソースはいつも限定的です。
人手や予算について向き合わないと、すぐにリソースが枯渇してプロジェクトが進みにくくなります。
リソースの確保を意識して、何がどれだけ不足しているのか明確に把握することが大事。
まずは優先度の高いタスクからリソースを割り振り、足りないものは積極的に補完を検討できるといいですね！
コミュニケーション不足
複数人でプロジェクトを進めるとき、チーム内の情報共有が不足し、認識のズレや重複作業が発生することはよくあります。
効率的なツール（チャットや管理ツール）を活用するなどして、定期的に進捗報告を行うようにすることは大事です。
進行状況をチーム内で一目で確認できるようにして、全員が把握できる体制を整えられるかはプロジェクト成功の鍵を握ります！
目標のズレ
プロジェクトが進む中で、当初の目標からズレた方向へ進んでしまうこともよくあるケース…。
そこで、プロジェクトの進行に合わせて、チームとしての方向性の確認や、目標に変更が生じた際にはチームでの合意形成や状況確認が必須です。
リスク管理の不足
プロジェクト管理で欠かすことができないのが「リスク管理」です。
予期せぬ事態に対する備えがないと、プロジェクトが頓挫してしまうこともあります。
そこで、基本としては考えられるリスクを事前に洗い出し、対策を準備しておくこと！
こうすることで緊急事態でもプロジェクトを続けやすくなります。
また、バックアッププランを整えて、柔軟な対応力を備えることもポイントですよ！
プロジェクト進行をサポートする「プロジェクトマネジメント力」
ここまでお伝えしてきたのは「よくある問題」と「基本的な対策」です。
次に、仕事の効率と精度を上げるには、「プロジェクトマネジメント力」を高める秘訣についてお伝えします。
プロジェクトへのコミットメント
まずは「プロジェクトの目的」をメンバー全員がしっかり共有し、役割を確認することです。
特にソーシャルワーカーやひとり起業家にとっては、プロジェクトの意義を理解し、自分が果たすべき役割を意識することで、全体の進行がスムーズになります。
SMART目標の設定
目標がぼんやりしていると、プロジェクトは途中でブレがちです。
「具体的・測定可能・達成可能・関連性のある・期限付き（SMART）」の5要素を満たした目標設定を行うこと！
意外と「ぼんやり目標」しか設定できておらず、チームの足並みがバラバラである状況はよくあるケースですよ！
定期的な進捗確認と振り返り
目標を設定しても進捗を確認しないままだと、いつの間にかズレが生じるのは当然です。
短期的なマイルストーンを設け、定期的に進捗確認や振り返りを行い、問題点を発見したら改善につなげていく習慣が大事ですね！
まとめ：仕事を効率的に、しかも高精度に進めるために
いかがでしたか？
プロジェクトとして仕事を捉え、効率よく進めていくためには、今回ご紹介した「目標の明確化」「リソースの最適化」「コミュニケーションの強化」「リスク管理」の実践が効果的です。
社会福祉士やひとり起業家の方々にとって、プロジェクトマネジメント力は大きな武器になります。
複雑で絶えず変化する課題にも対応できる柔軟さと、限られたリソースでの最大限の成果を目指し、プロジェクトを進めていけるといいですね。
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